UF0075 - Planificación, organización y control de eventos

La finalidad de esta Unidad Formativa es enseñar a proyectar y presupuestar eventos en términos que respondan a la demanda de sus promotores, planificando el proyecto y dirigiendo las acciones previas a la realización efectiva del evento.


También se aprenderá a operar el evento ejecutando las acciones necesarias para el cumplimiento del plan de trabajo previsto, ejecutando y supervisando las acciones precisas para el cierre efectivo y participando en la mejora de la calidad de los procesos o servicios.


Para ello, se analizará el turismo de reuniones, los principales destinos turísticos nacionales e internacionales y los eventos, así como su tipología y mercado.


Además, se estudiará el evento como proyecto, los servicios requeridos en la organización de eventos y las aplicaciones informáticas específicas para la gestión de eventos.


Para terminar, se profundizará en la organización del evento como proyecto


Tema 1. El Turismo de Reuniones y su Demanda de Servicios Especializados.

1.1. El turismo de reuniones: concepto y evolución histórica; situación y tendencias; el turismo de reuniones como producto especializado del turismo urbano

1.2. Las características diferenciadas y específicas de este tipo de demanda

1.3. Mecanismos de decisión. Impactos en los destinos y en sus restantes productos turísticos

1.4. Incorporación a la cadena turística de servicios considerados tradicionalmente como servicios a las empresas o no turísticos

1.5. Agentes turísticos específicos: organizadores profesionales de eventos, agencias de viajes especializadas y otros. Evolución


Tema 2. Principales Destinos Turísticos Nacionales e Internacionales de Turismo de Reuniones.

2.1. Factores que determinan la especialización de un destino para turismo de reuniones: imagen de marca, infraestructuras especializadas, capacidad de alojamiento, servicios especializados y oferta complementaria

2.2. Características y análisis comparativo de los principales destinos de turismo de reuniones a nivel nacional e internacional


Tema 3. Los Eventos, su Tipología y su Mercado.

3.1. Tipología de reuniones y eventos: congresos, convenciones, viajes de incentivo, exposiciones y ferias, eventos deportivos y otros

3.2. El concepto de evento

3.3. El mercado de eventos. Los promotores de eventos. Las entidades colaboradoras y los patrocinadores. Participantes y acompañantes

3.4. La gestión de eventos como función emisora y como función receptora

3.5. Fases del proyecto de un evento


Tema 4. El Evento como Proyecto: Planificación, Presupuestación y Organización.

4.1. Fuentes y medios de acceso a la información

4.2. Criterios de selección de servicios, prestatarios e intermediarios

4.3. Negociación con proveedores: planteamientos y factores clave.

Aspectos renegociables

4.4. Infraestructuras especializadas para reuniones, actos y exposiciones

4.5. Programación del evento: tipología de actos en función de tipología de eventos: sesiones, presentaciones, descansos, comidas, ceremonias, espectáculos y exposiciones

4.6. Programación de la logística y de los recursos humanos

4.7. Programación de ofertas pre y post evento en función de la tipología de los participantes, tales como ponentes, delegados, acompañantes, comités organizadores y científicos

4.8. Gestión de espacios comerciales y de patrocinios

4.9. Presidencias honoríficas y participación de personalidades

4.10. Confección de cronogramas

4.11. Previsión de situaciones emergentes; planes de contingencia; planes de seguridad

4.12. Presupuestación del evento


Tema 5. Servicios Requeridos en la Organización de Eventos.

5.1. Servicios de alojamiento y restauración: Establecimientos. Tipos y características. Formas de servicios. Tarifas

5.2. Servicios y métodos de reproducción y proyección de imagen y sonido y de telecomunicaciones

5.3. Servicios, modalidades y tecnologías para la traducción, como interpretación de conferencias, traducción de cintas y locuciones o traducción escrita

5.4. Métodos y tecnologías de gestión y control de los accesos

5.5. Servicios y sistemas de montaje de stands y exposiciones

5.6. Secretaría técnica y secretaría científica

5.7. Servicios de animación cultural y producción de espectáculos

5.8. Transportes de acceso a la sede del evento y transportes internos colectivos

5.9. Servicios de diseño, edición e impresión de materiales gráficos, audiovisuales y digitales

5.10. Empresas, servicios y funciones de las azafatas de congresos

5.11. Otros servicios requeridos en los eventos


Tema 6. Aplicaciones Informáticas Específicas para la Gestión de Eventos.

6.1. Tipos y comparación

6.2. Programas a medida y oferta estándar del mercado

6.3. Aplicación de programas integrales para la gestión de las secretarías técnica y científica, pagos y reservas on-line. Software integral: creación, promoción, gestión y control de acceso


Tema 7. El Evento como Proyecto: Organización.

7.1. La organización del evento: Definición de funciones y tareas

7.2. Comités y secretarías: funciones y coordinación

7.3. Gestión de colaboraciones y patrocinios

7.4. Soportes y medios para ofrecer información del evento

7.5. Difusión del evento y captación de participantes

7.6. Estructura organizativa de un equipo de gestión de eventos

7.7. Funciones y responsabilidades

7.8. Procedimientos e instrucciones de trabajo


Tema 8. El Evento como Proyecto: Dirección y Control.

8.1. Control de inscripciones

8.2. Control de cobros

8.3. Confirmaciones de inscripción, asignación de espacios en exposiciones y otras comunicaciones a inscritos

8.4. Protección de datos personales

8.5. Documentación del evento

8.6. Procesos administrativos y contables

8.7. Seguimiento del proyecto. Actuaciones ante desviaciones

8.8. Coordinación

8.9. Evaluación de servicios y suministros

8.10. Formalización de contratos. Documentación

8.11. Supervisión y control del desarrollo del evento

8.12. Coordinación y recursos de comunicación, puntualidad en los actos, protocolo, seguridad, servicio técnico, reclamaciones, quejas, conflictos y otras situaciones emergentes

8.13. Documentos de control del evento

8.14. El informe final del evento

8.15 .Balances económicos