Kosten und Nutzen von Portalen im Unternehmen

Mit der immer weiter voranschreitenden Technisierung von Geschäftsprozessen
in Unternehmen sehen sich viele Verantwortliche heute mit einer Vielfalt
Informationsquellen konfrontiert. Waren vorher die Aktivitäten und Prozesse
unter Umständen nur in Papierform durch z.B. Arbeitsanweisungen oder
Erfassungslisten abgebildet, wurden Bestellungen, intern wie extern, nur
telefonisch oder persönlich entgegengenommen, also manuell erfasst, so
erhoffen sich Unternehmen durch die Umstellung auf die elektronische
Datenerfassung und Weiterverarbeitung die Beschleunigung und
übersichtlichere Gestaltung der Geschäftsprozesse. Wo vorher diverse
Papierablageformen (Körbchen, Ordner, Schublade, Hefter, ...) je nach
Organisationsgrad mehr oder weniger „durchforstet“ werden mussten, soll die
elektronische Erfassung Abhilfe schaffen. Allerdings ist eine Organisation nicht
allein mit der Einführung von Textverarbeitung und Tabellenkalkulation am
Arbeitsplatz erreicht. Solange keine zentrale Organisation erfolgt, herrscht am
Arbeitsplatz der gleiche Wildwuchs auf der Festplatte, der auch im Schrank
vorkommen kann.
Die meisten mittelständischen Unternehmen sind in der heutigen Zeit mit
Workstations ausgestattet, welche wiederum in einem Netzwerk
zusammengeschlossen sind. Über dieses Netzwerk wird in der Regel ein eMail-
Server betrieben, die gemeinsam genutzten Drucker eingebunden und evtl. ein
Internet-Zugang bereitgestellt. Des Weiteren wird die in der Firma benutzte
spezifische Software bereitgestellt, z.B. für die Buchhaltung, Lagerverwaltung,
Vertragsverwaltung, den elektronischen Zahlungsverkehr, usw., für die u.U.
jeweils eine zentrale Datenbank benötigt wird. Die Workstations selber
wiederum sind in der Regel zusätzlich mit Textverarbeitungs- und
Tabellenkalkulationssoftware ausgestattet. Der Angestellte startet von seiner
Workstation die entsprechenden Programme um seine aktuelle Aufgabe zu
bearbeiten und sichert das Ergebnis.