仕事ができる人は実践している!ビジネスメール最速時短‪術‬

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職場のIT環境が整備されたことに加え、コロナ禍を経てテレワークが普及したことなどの影響もあり、メールを使ったテキストコミュニケーションはますます増えています。筆者が代表理事を務める一般社団法人日本ビジネスメール協会が行った『ビジネスメール実態調査2022』によると、ビジネスパーソンが1日に送信しているメールは平均16.27通、受信しているメールは平均66.87通です。また、メールを1通読むのにかかる時間は平均1分24秒、1通書くのにかかる時間は平均6分5秒です。これらを基に単純に計算すると、1日のメール処理にかかる平均時間は3時間12分36秒となります。

つまり、仕事の中でメールの処理に使っている時間は、予想以上に大きな割合を占めているのです。だからこそ、メール処理を効率化することは、大幅な時短につながります。目標はメール1通を「10秒で読み、3分で書く」こと。そのために必要な心構えや運用方法、テクニックを、本書では実践的に解説しています。

もちろん、速ければいいというわけではありません。メールを送ることで、望む結果(相手の反応)が得られてこそ、目的は達成されます。購入代金の振り込みを依頼するメールなら振り込みがある、書類を確認してもらうメールなら確認してフィードバックされる、営業のアポイントメントを取るメールならアポイントメントが取れる──そのような結果を最速で得られるように、相手に不快感を与えず、円滑にコミュニケーションを取ることも大切です。文字入力を速くするといった小手先のワザだけでなく、コミュニケーションそのものを効率良く進めるためのノウハウも、本書には多数盛り込んでいます。