Planificación y control de proyectos con MS Project 2016. Caso práctico

La Gestión de Proyectos es una actividad íntimamente ligada a la Dirección

Empresarial con un componente de Arte y otro de Ciencia. La parte más artística

viene dada por la propia característica de los proyectos que, por definición, son

únicos, por lo que para su gestión el Director o Jefe de Proyectos ha de recurrir a

su experiencia y su buen hacer, es decir, a su arte.

Pero a su vez la Gestión de Proyectos es una ciencia que cuenta con más de

100 años a sus espaldas, desde la introducción por Henry Gantt de su popular

técnica de representación del cronograma o con la introducción de la producción

en cadena por otro Henry (Ford).

Desde sus comienzos esta ciencia ha evolucionado hasta lo que es hoy en

día, y desde entonces los Directores de Proyecto se han apoyado en diversos

tipos de herramientas para la gestión de sus proyectos, siendo una de ellas

Microsoft Project, de gran aceptación por el mercado.

Microsoft Project es una herramienta concebida para asistir a los Directores

de Proyectos en el desarrollo de planes de proyectos (cronogramas), el establecimiento

de dependencias entre tareas, la asignación de recursos a las mismas,

la gestión del presupuesto, la gestión de las cargas de trabajo y, con especial

énfasis, en el seguimiento del progreso del proyecto, que aplica y se apoya en

los procedimientos descritos en el PMBoK (Management Body of Knowledge) del

Project Management Institute (PMI) [2].

ESIC ya ha publicado un cuaderno técnico donde se describe la metodología

y los procedimientos requeridos para la gestión de proyectos [1]. El objetivo de

este cuaderno técnico que tiene en sus manos, que se complementa con el anterior

si bien puede ser tratado como una unidad separada, es la aplicación práctica

de estos procedimientos de Gestión de Proyectos apoyándonos en un caso

práctico, que iremos elaborando poco a poco mediante sucesivas actividades

que nos ayudarán a conocer los conceptos básicos del uso de MS Project en su

versión 2016 paso por paso.

El objeto final no es ser una guía exhaustiva y completa de MS Project; para

eso nos apoyaremos en otros manuales existentes en el mercado, sino la elaboración

gradual de un caso práctico mediante el cual el alumno no solo conseguirá

aprender los pasos y elementos básicos de MS Project, si no los conceptos de

Gestión de Proyectos en los que se apoyan.

Para ello los autores hemos elaborado un sencillo, pero completo, caso práctico

apoyándonos en una de las actividades que realiza la escuela para los antiguos

alumnos: la Feria de Empleo de ESIC.

Este caso no deja de ser una simplificación de una realidad mucho más compleja,

pero servirá al alumno para comprender los fundamentos de la gestión de

proyectos mediante MS Project, conceptos que esperamos les sirvan a los alumnos

para la realización de sus proyectos de empresa, tanto dentro de la escuela,

como al salir de la misma.

Este es nuestro empeño.

INDICE:

Fase de preparación del proyecto.- Fase de Planificación.- Fase de Seguimiento.- Fase de Cierre: Comunicación de resultados.- Consolidación de proyectos y creación del fondo de recursos.- Bibliografía.